Цифровое рабочее место сотрудника: Что это такое?

В современных условиях автоматизация совместной работы и вспомогательных бизнес-процессов, управление проектной деятельностью и информационными ресурсами являются весьма важными для развития бизнеса. Это стало предпосылками возникновения цифровых рабочих мест. Разберемся, как их организация влияет на производительность и эффективность бизнес-процессов.

Что такое цифровое рабочее место?

В широком смысле термин «цифровое рабочее место» представляет собой эквивалент физического пространства для выполнения повседневных рабочих задач. Более узким определением выступает интеграция всех технологий для организации полноценной трудовой деятельности. Сюда включаются все приложения, электронная почта, корпоративные программы, простые и сложные системы, например: СРМ, ПУЛЬС, SAP и другие.

В рамках цифровой трансформации создание цифровых рабочих мест выступает одним из приоритетных направлений. Формирование такого пространства решает ряд важных задач для любого бизнеса:

повышение лояльности сотрудников за счет оптимизации рабочего процесса;
обеспечение удобного поиска и обмена информационными ресурсами;
улучшение мобильности;
увеличение ориентированности на бизнес-процессы;
создание возможности операционного управления.

Преимущества цифрового рабочего места

Среди основных преимуществ можно выделить следующие:

Возможность создания эффективной коммуникации между сотрудниками. Цифровое рабочее место предусматривает интеграцию различных инструментов взаимодействия: от личной электронной почты до корпоративных программ и интеллектуальных систем управления.
Формирование единого информационного пространства. Сотрудники получают единую точку доступа ко всей корпоративной информации: к справочникам, аналитическим материалам, базам знаний и т.д.
Обеспечение интеграции всех приложений и сервисов. В результате можно сэкономить время на дублирующих операциях, обеспечить полноценный экспорт/импорт из различных источников, создать наглядные дашборды и т.д.
Мобильность. Отсутствует привязка к физическому рабочему месту. После авторизации можно получить доступ из различных точек.
Высокая безопасность. Можно разграничить права доступа пользователей и отследить любые их действия в корпоративных системах или приложениях.

Рассмотрим детально основные преимущества.

Улучшенная коммуникация

При правильной настройке цифрового рабочего места улучшается взаимодействие между сотрудниками. Платформа предоставляет разнообразные инструменты для совместной работы и ПО для синхронизации. В результате процесс общения между рабочими группами, руководством и сотрудниками упрощается и становится более плодотворным. Примечательно, что сокращается время на совещание и увеличиваются возможности для инноваций.

Автоматизация рабочего процесса

В соответствии с исследованиями компании «McKinsey» автоматизация входящих и исходящих процессов повышает производительность труда на 20%. Такие результаты возможны за счет:

быстрого доступа к различным информационным ресурсам;
оперативного взаимодействия со смежными подразделениями;
вовлеченности всех заинтересованных лиц в проект или процесс, независимо от месторасположения;
сокращения дублирующих запросов и писем (примерно на 30% при эффективной автоматизации);
возможности отслеживания процесса выполнения задания в режиме реального времени;
совместной работы над сложными проектами и т.д.

Распределенная команда

Цифровое рабочее место формирует безопасные коммуникации между сотрудниками организации и ее филиалами. Возможны различные варианты распределения прав доступа: от гостевого до федеративного режима работы. В последнем случае можно создать сквозные коммуникации между исполнителями из различных холдингов и субъектов. При этом каждый сотрудник будет работать в собственном цифровом пространстве и оперативно связываться с коллегами или участниками рабочей группы при необходимости через личные чаты, общие каналы или путем проведения совместных конференций.

Повышение эффективности и вовлеченности сотрудников

Создание цифровых рабочих мест позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет сокращения площадей офисов и предоставления права удаленной работы для сотрудников.

У сотрудников появляется ряд возможностей:

оперативного обмена информацией;
совместной работы над проектами с отслеживанием прогресса и сроков выполнения;
обеспечение быстрой и эффективной коммуникации с коллегами из различных отделов и филиалов;
замены части рутинных процессов и т.д.

Какую модель использования ЦРП выбрать?

Универсальной модели, удовлетворяющей требованием любого бизнеса, не существует. Каждый вариант необходимо адаптировать под свои цели и нужды.

Для создания цифровых рабочих мест обычно используются следующие модели:

Infrastructure as a Service или IaaS

Провайдером предоставляется вся необходимая инфраструктура и ресурсы. Физические серверы находятся в защищенном центре и управляются квалифицированной командой специалистов. Бизнес самостоятельно не приобретает оборудование и, соответственно, не настраивает его. Поставщик услуг сам модернизирует его и отвечает за безопасность, защищенность коммуникации. Однако, при размещении на сервере корпоративных приложений или ресурсов за них полностью несет ответственность заказчик.

Преимущества данной модели:

минимизация затрат на администрирование;
экономия бюджета (не нужно самостоятельно приобретать оборудование);
возможность размещения корпоративных ресурсов на сервере.

Platform as a Service или PaaS

Представляет собой конкретную модель для сборки, оснащенную необходимыми инструкциями и деталями. Иными словами, такие модели используются для решения конкретных задач, например, для работ по оптимизации рутинных процессов.

Преимущества модели:

наличие разнообразных готовых инструментов;
минимизация издержек;
возможность обработки больших массивов данных (big data).

С помощью PaaS можно легко оптимизировать бизнес-процессы, проанализировать сведения и построить собственные решения.

Примеры решений внедрения digital workplace

Концепция цифрового рабочего места позволяет оптимизировать ряд рутинных задач:

Процессов поиска, найма и оценки персонала. С помощью искусственного интеллекта можно записать кандидата на собеседование, получить дополнительные сведения о нем, оценить его стрессоустойчивость. Для постоянных сотрудников есть возможность организации тестирований и проверки знаний. Цифровое рабочее место также поможет провести адаптацию нового сотрудника в части получения доступов и пропусков, прохождения инструктажей, подключения офисной техники и т.д.
Заполнения определенной категории документов, например, протоколов о проведенных исследованиях, ежедневных отчетов. Здесь активно используются голосовые помощники. Преобразование голоса в текст существенно экономит время и упрощает процесс заполнения документов.
Получение помощи сотрудникам на горячей линии с голосовым помощником. Позволяет экономить время работников (можно задавать вопросы и получать квалифицированную консультационную поддержку любым способом).
Формирование единого пространства для общения между сотрудниками из разных отделов и даже филиалов. Можно решить множество вопросов путем нажатия нескольких кнопок, например, организация видеоконференции.
Создание системы удаленного документооборота. Защищенный мессенджер позволяет решать ряд вопросов удаленно, что существенно экономит время и повышает лояльность сотрудников.